QUY TRÌNH THU MUA HÀNG TRONG MỘT CHUỖI CUNG ỨNG​

Ở bài trước, chúng ta đã được biết định nghĩa cơ bản nhất của Thu mua (Procurement/ Purchasing) là gì? Những nguyên tắc cơ bản của thu mua và xu hướng thu mua hiện nay. Ngoài ra, chúng ta còn được tìm hiểu nghề thu mua thực sự là như thế nào. Hôm nay, ad xin giới thiệu đến với các bạn cụ thể hơn quy trình chuẩn của mua hàng/ thu mua trong một chuỗi cung ứng qua bài viết sau nhé: 

Lựa chọn nhà cung cấp

Ngay khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua, nhân viên cung ứng tiến hành nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp.

• Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm để chọn được nguồn cung cấp tốt nhất.
• Đối với các loại vật tư mới hay lô hàng có giá trị lớn thì phải nghiên cứu thật kỹ để chọn được nguồn cung ứng tiềm năng.

Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp

Giai đoạn khảo sát: Thu thập thông tin về các nhà cung cấp

+Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp (nếu có)
+Các thông tin trên mạng internet, báo, tạp chí, các trung tâm thông tin.
+Các thông tin có được qua các cuộc điều tra.
+Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư…
+Xin ý kiến các chuyên gia

Giai đoạn lựa chọn: trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành

+Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp.
+So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu.
+Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được.
+Chọn nhà cung cấp chính thức

Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng: trong giai đoạn này phải thực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với nhau. Bước trước làm nền cho bước sau. Cụ thể gồm các giai đoạn:

+Giai đoạn chuẩn bị
+Giai đoạn tiếp xúc
+Giai đoạn đàm phán
+Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng
+Giai đoạn rút kinh nghiệm

Giai đoạn thử nghiệm: sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, cần tổ chức tốt khâu thực hiện hợp đồng. Trong quá trình này luôn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn.

+Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ dài lâu.
+Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác.

Lập đơn hàng, ký hợp đồng cung ứng

Sau khi chọn được nhà cung ứng, cần tiến hành thành lập đơn đặt hàng/hợp đồng cung ứng. Thường thực hiện bằng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Người mua lập Đơn đặt hàng => quá trình giao dịch bằng thư, fax, email… (hoàn giá) => Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng/Ký hợp đồng.

+Đơn đặt hàng: các thông tin cần có trong Đơn đặt hàng

• Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng
• Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng
• Thời gian lập Đơn đặt hàng
• Tên và địa chỉ của nhà cung cấp
• Tên, chất lượng, quy cách của loại vật tư cần mua
• Số lượng vật tư cần mua
• Giá cả
• Thời gian, địa điểm giao hàng
• Thanh toán
• Ký tên

Cách 2: người mua lập Đơn đặt hàng => quá trình đàm phán gặp mặt trực tiếp => Ký kết hợp đồng cung ứng.

Thông thường 1 văn bản hợp đồng cung ứng có các điều kiện và điều khoản sau đây:

– Đối tượng của hợp đồng: nêu rõ hàng hóa, dịch vụ, số lượng, khối lượng, giá trị qui ước mà các bên thỏa thuận bằng tiền hay ngoại tệ.

– Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hóa, hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc, bao gồm:

• Giá cả.
• Bảo hành.
• Điều kiện nghiệm thu, giao nhận.
• Phương thức thanh toán.
• Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng cung ứng.
• Các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng cung ứng
• Các thỏa thuận khác

Những điều khoản trên có thể phân thành 3 nhóm khác nhau để thỏa thuận trong 1 văn bản hợp đồng kinh tế (HĐKT), cụ thể:

–Những điều khoản chủ yếu: đây là những điều khoản bắt buộc phải có để hình thành nên 1 chủng loại hợp đồng cụ thể được các bên quan tâm thỏa thuận trước tiên, nếu thiếu 1 trong các điều khoản căn bản của chủng loại hợp đồng đó thì văn bản HĐKT đó không có giá trị.

Theo điều 50 Luật Thương mại, hợp đồng thương mại nói chung, hợp đồng cung ứng nói riêng cần có các nội dung chủ yếu sau: tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán.

-Những điều khoản thường lệ: là những điều khoản đã được pháp luật điều chỉnh, các bên có thể ghi hoặc không ghi vào văn bản hợp đồng cung ứng. Nếu không ghi vào văn bản hợp đồng cung ứng thì coi như các bên mặc nhiên công nhận là phải có trách nhiệm thực hiện những quy định đó. Nếu các bên thỏa thuận ghi vào hợp đồng thì nội dung không được trái với những điều pháp luật quy định. Ví dụ: điều khoản về bồi thường thiệt hại, điều khoản về thuế…

-Điều khoản tùy nghi: là những điều khoản do các bên tự thỏa thuận với nhau khi chưa có quy định của Nhà nước hoặc đã có quy định của Nhà nước nhưng các bên được phép vận dụng linh hoạt vào hoàn cảnh thực tế của các bên mà không trái với pháp luật. Ví dụ: Điều khoản về thưởng vật chất khi thực hiện hợp đồng xong trước thời hạn, điều khoản về thanh toán bằng vàng, ngoại tệ hay tiền mặt.

Tổ chức thực hiện đơn hàng/Hợp đồng cung ứng

Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận/hợp đồng được ký kết, thì nhân viên phòng cung ứng tùy từng trường hợp cụ thể sẽ thực hiện hàng loạt các công việc tương ứng để thực hiện đơn hàng/hợp đồng: nhận hàng, kiểm tra các ghi chú của nhà cung cấp so với đơn hàng, giám sát dỡ hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng hóa được giao, ký vào các chứng từ cần thiết, ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho, hiệu chỉnh lại sổ sách cho phù hợp, kiểm tra hóa đơn và thanh toán, tiến hành đánh giá lại toàn bộ quá trình cung ứng hàng hóa, rút kinh nghiệm.

Nhập kho – bảo quản – cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu

Sau khi tiếp nhận vật tư, bộ phận cung ứng/bộ phận kho – quản lý vật tư cần làm tốt các công việc: nhập kho, bảo quản (tùy theo tính chất của từng loại vật tư), cấp vật tư cho các bộ phận có nhu cầu.

Nguồn: Logistics4n,Tổng hợp, quantri.vn, anphabe…