[Case study] Quản lý và vận hành kho hàng FMCG và mục tiêu không giấy tờ

1. Tổng quan ngành Ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) Việt Nam

Theo Báo cáo tăng trưởng thị trường FMCG, Trong 4 tháng đầu năm 2019, tất cả các ngành hàng đều tăng trưởng tích cực, chủ yếu nhờ vào sự gia tăng về khối lượng tiêu dùng. Trong dài hạn, thị trường FMCG cho thấy những chuyển biến tích cực ở Thành thị và sự tăng tốc ở Nông thôn. Xét về ngắn hạn, cả hai khu vực đều duy trì tốc độ tăng trưởng ổn định, phần lớn nhờ vào sự gia tăng về khối lượng tiêu dùng.

Các kênh mua sắm hiện đại tiếp tục dẫn đầu tăng trưởng FMCG ở Thành thị nhờ mở rộng mạng lưới người mua. Ở nông thôn, các tiệm tạp hóa quy mô vừa cũng mở rộng thị phần, thu hút một lượng đáng kể người mua mới mua sắm tại đây.

Với một nhu cầu lớn như vậy thì việc đáp ứng và trung gian giữa nhà máy sản xuất và các kênh phân phối là vô cùng quan trọng. Ngoài việc gia tăng cơ sở hạ tầng chứa hàng thì việc tối ưu và tận dụng nguồn lực cũng như thời gian là chìa khóa quyết định trong bối cảnh hiện đại đất người đông như hiện nay.

2. Nhu cầu, thách thức quản lý kho FMCG

• Quy trình nhập xuất thủ công

Quy trình nhập hàng thủ công

Việc nhận hàng được thông báo bởi nhà cung cấp thông qua email nhưng không có bất kỳ thông tin chính xác về số lượng và loại mã hàng. Hóa đơn chứa thông tin chi tiết hàng hóa được đính kèm ngay tại thời điểm nhận hàng. Thời gian làm hàng ngoài giờ hành chính. Thủ kho nhận hàng trước khi data cập nhật lên hệ thống, ghi nhận dựa trên giấy tờ.

• Bị động khi cất hàng vào vị trí

Vị trí hàng khi cất vào kho phải chờ đến sự trợ giúp của Thủ kho phân bổ khu vực. Do hậu quả của lần xuất trước đó không được lấy theo khu vực rõ ràng, hàng hóa bị vứt lộn xộn dưới đất.

(Hình ảnh được trình xuất từ MESA DISTRIBUTION – Chi nhánh Nam Sài Gòn)

• Mất thời gian tìm hàng soạn xuất

Quy trình xuất hàng thủ công

Vòng luân chuyển nhập xuất diễn ra liên tục làm xáo trộn vị trí trong kho. Việc hàng cất tồn không theo khu vực dẫn đến việc xuất hàng phải lấy ở nhiều nơi. Vị trí lưu trữ không được ghi nhận trên bất kỳ phương tiện nào.

• Lưu trữ nhiều loại giấy tờ

Mỗi quy trình bao gồm nhiều loại form mẫu khác nhau. Thủ kho dựa trên thông tin trên giấy tờ để xuất kho mất nhiều thời gian, sau đó lưu lại để Data nhập liệu và lưu trữ.

3. Kết nối hệ thống, công nghệ SWM và giải pháp

• Kết nối EDI từ nhà cung cấp

SWM và hệ thống từ phía nhà cung cấp mở ra 1 cổng trung gian đấu nối thông tin với nhau. Khi 1 đơn hàng nhập xuất được tạo từ hệ thống của khách hàng đồng thời sẽ được truyền sang SWM. Data và vận hành kho không còn bị động trong việc chờ thông tin đơn nhập đi cùng hàng đến kho hoặc phải tạo đơn ngoài giờ làm việc. Từ đó, kho có thể chủ động hơn trong việc sắp xếp không gian và nhân sự tiếp nhận.

Đồng thời thông tin được truyền từ nhà cung cấp bao gồm số Batch/Lot và Hạn sử dụng được ghi nhận một cách chính xác, cải tiến về mặt quy trình trong quá trình kiểm soát được quy trình theo hết hạn trước xuất trước.

• Sử dụng thiết bị Handheld

Thay thế giấy tờ bằng thiết bị RF cầm tay hoặc máy tính bảng. Thông tin được kết nối với hệ thống và giao diện nội dung rõ ràng. Vận hành kho chỉ việc vào đúng màn hình chức năng và làm theo đề xuất. Việc gợi ý số lượng và vị trí nhập xuất hàng có độ chính xác lên đến 99%.

Mobile app của SWM cho phép người dùng thực hiện nhận hàng, put-away, soạn hàng xuất và hỗ trợ kiểm kho. Thay thế hoàn toàn cho vấn đề sử dụng giấy tờ trước đó.

Ngoài ra mobile app còn được hỗ trợ trên nền tảng Android cho phép người dùng cài đặt trên điện thoại. bất kể nhân viên giao nhận nào cũng đều có thể cái đặt và trở thành nhân viên soạn hàng mà không cần phải có chuyên môn và kinh nghiệm. Đấu tư kho giảm đi một khoản đáng kể về giấy tờ và nhân sự.

(Hình ảnh được trình xuất từ kho MESA DISTRIBUTION – Chi nhánh Nam Sài Gòn)

• Thiết lập lại Layout

Đặc thù của kho làm hàng FMCG là luân chuyển nhanh hay còn gọi là Cross docking. Trước khi có hàng nhập là đã có thông tin cho đơn hàng xuất. Thủ kho sẽ soạn trước những hàng đang có trong tồn kho ra khu vực chờ xuất. Sau khi nhà cung cấp chuyển hàng đến kho và thực hiện nhập hàng trên hệ thống. SWM sẽ tự nhận diện số lượng cần xuất còn thiếu theo đơn hàng và đề xuất ra khu vực XDOCK. Hàng sẽ quá tạm tại kho và được xuất đi liền chứ không cần đưa vào vị trí lưu trữ.

Một đặc thù của ngành là xuất hàng chẵn lẻ đồng thời trên 1 xe hoặc theo 1 đơn hàng. Nếu như trước đây, hàng để thùng chẵn và xé lẻ gói quy tụ lại một chỗ, việc lấy hàng không có quy định nào. Nhân viên giao nhận muốn có thể lấy chẵn thùng hoặc tự do xé thùng ra để lấy lẻ gói. Kết qua là số lượng hàng thất thoát rất lớn, không kiểm soát được hết hạn trước xuất trước. Nhận thấy vấn đề này, Smartlog tiến hành phân khu vực chẵn lẻ rõ ràng. Khu vực chẵn chỉ được chứa thùng và khu vực lẻ là nơi tập kết hàng lẻ gói.

VD: Nếu 1 đơn hàng yêu cầu xuất 1 thùng (24 gói/thùng) và 5 gói. Bằng cách thiết lập ban đầu, SWM sẽ chỉ định lấy 1 thùng ở khu vực chẵn và 5 gói ở khu vực lẻ. Câu hỏi đặt ra là trường hợp khu vực lẻ không có đủ 5 gói?

• Trước khi soạn hàng xuất, data thực hiện chạy lệnh châm hàng. SWM dựa theo số lượng xuất lẻ chưa được xuất để so với lượng tồn đang có tại khu vực lẻ. Nếu số lượng tồn ít hơn đặt hàng thì tự động tạo lệnh châm 1 thùng từ khu vực chẵn xuống.
• Phân tách khu vực hàng chẵn và lẻ rõ ràng, dễ dàng chỉ định vị trí cất/lấy hàng, không tốn thời gian xé lẻ hàng.

4. Kết quả đem lại Mesa Distribution

BEFORE: Hàng chẳn và lẻ để chung: Sau khi nhân viên giao hàng soạn hàng, thủ kho và phụ kho tốn rất nhiều thời gian để soạn hàng lại.

AFTER:  Phân tách khu vực hàng chẵn và lẻ rõ ràng: Dễ dàng chỉ định vị trí cất hàng và lấy hàng. Không tốn thời gian xé lẻ hàng.

Đồng hành cùng các anh chị Mesa Distribution, đội ngũ Smartlog thiết kế giải pháp tối ưu vận hành kho chuyên biệt để số hóa vận hành (paperless warehouse solution) giúp khắc phục những thách thức nói trên:

• Giảm thời gian xuất hàng ra khỏi kho sớm hơn 60-90 phút so với trước đây
• Kiểm soát độ chính xác tồn kho lên đến 98%, người quản lý kho chỉ cần scan mã vạch vị trí để hàng là biết chính xác số tồn mà không cần cầm giấy tờ đối chiếu.
• Hàng hóa được bố trí rõ ràng, dán mã vạch cụ thể, tiện cho vận hành và khai thác tối ưu không gian kho
• Toàn bộ nghiệp vụ trong kho được sử dụng trên máy tính bảng (tận dụng công cụ có sẵn) và handheld chuyên dụng (đầu tư mới)
• Dễ dàng truy vết (tracebility) cả về thông tin tồn kho theo từng vị trí, số batch nào bán cho khách hàng nào vào bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu. Các anh chị ở Văn phòng chính dễ dàng theo dõi kết quả vận hành kho mà không xuống hiện trường)
• Đo lường được năng suất vận hành đến cấp độ từng nhân viên: nhân viên nào soạn hàng trong bao lâu, bao nhiêu mã hàng, bao nhiêu lượt di chuyển…, từ đó có cơ sở để cải tiến về phương tiện, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao năng suất.
• Giảm được các chi phí về văn phòng phẩm (VPP) như: giấy tờ, bút viết..

“Một điều tôi ghi nhận Smartlog là một đội ngũ trẻ và nhiệt huyết, dù bất cứ thời điểm nào trong suốt giai đoạn triển khai tôi luôn thấy được sự sẵn sàng hỗ trợ từ các bạn mà chưa từng thấy ở bất kỳ đội ngũ triển khai nào khác. Các bạn đồng hành cùng anh em kho từ 4-5h sáng cho đến hết ngày làm việc trong suốt quá trình triển khai.” – Bà Nguyễn Thị Hiền, GĐ Hậu cần Mesa Distribution chia sẻ.          
                                                                                                        Theo Smartlog.