Khi tham gia hoạt động sản xuất, buôn bán một hoạt động không thể thiếu với mỗi doanh nghiệp đó là mua hàng (purchasing/ procurement). Nhưng định nghĩa cơ bản của mua hàng là gì? Nguyên tắc mua thu mua hàng hóa, nguyên vật liệu như thế nào? Liệu rằng bạn đã nắm rõ? Hôm nay, Viện quản trị Logistics và chuỗi cung ứng Edins sẽ giới thiệu đến bạn quy trình cụ thể của mua hàng là gì được những người có kinh nghiệm trong ngành xuất nhập khẩu tổng hợp.
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa.
“Đầu có xuôi đuôi mới lọt”, làm tốt giai đoạn mua hàng này thì quá trình sau của doanh nghiệp bạn mới thành công. Do đó việc đầu tiên trong hoạt động mua hàng bạn cần làm đó là lựa chọn nhà cung cấp. Ngay sau khi đã xác định được vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa cần mua là gì, nhân viên thuộc bộ phận mua hàng cần lựa chọn được cung cấp tốt nhất với doanh nghiệp mình. Trong bước này bạn cần làm những việc sau: thứ nhất, giai đoạn khảo sát thu thập thông tin về các nhà cung cấp. Bạn cần xem xét với loại hàng hóa bạn cần mua thì có những nhà cung cấp nào? Thông qua mạng Internet, báo, xin ý kiến chuyên gia,… để có được thông tin rõ ràng nhất. thứ hai, trên cơ sở những thông tin thu thập được tiến hành xử lí, phân tích, đánh giá ưu nhược điểm của các nhà xung cấp sau đó so sánh chọn nhà cung cấp tối ưu nhất. Để chắc chắn hơn, bạn có thể đến tận nhà cung cấp để thẩm định rồi mới đưa ra quyết định.
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp, cần tiến hành lập đơn hàng và kí kết hợp đồng. Trong giai đoạn này, người mua hàng cần phát huy tài đàm phán của mình sao cho có thể giúp doanh nghiệp mua hàng với mức giá thấp nhất mà sản phẩm vẫn đạt chất lượng nhất. Khi tiến hành kí hợp đồng cần đọc kĩ và phê duyệt hợp đồng thật kĩ lưỡng nếu không doanh nghiệp bạn sẽ rơi vào tình trạng “không lường trước được”. Ví dụ hạn “là 3 ngày” và “không quá 3 ngày” là khác nhau. Hãy thật tỉnh táo và là người mua hàng thông minh.
Khi hợp đồng đã được kí kết, công việc tiếp theo bạn cần làm là tổ chức thực hiện đơn hàng. Nhân viên phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành thực hiện hàng loạt công việc tương ứng theo hợp đồng: làm thủ tục nhập hàng về, giám sát dỡ hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra khi giao hàng,, kiểm tra hóa đơn, thanh toán tiền hàng,… Tiến hành đánh giá lại toàn bộ quá trình cung ứng hàng hóa và rút kinh nghiệm.
Công việc cuối cùng là nhập kho, bảo quản và cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu. Sau khi tiếp nhận hàng hóa vật tư, người mua hàng cần bàn giao cho hàng cho bộ phận cung ứng, bộ phận quản lí kho tiến hành nhập kho, bảo quản hàng với điều kiện bảo quản tốt cho hàng hóa và sẽ xuất kho cung cấp cho bộ phận sản xuất cần.
Trên đây là các giai đoạn mua hàng được chuyên gia của Viện nghiên cứu và tổng hợp, mong rằng hữu ích với bạn đọc. Việc mua hàng tốt cho doanh nghiệp không khó chỉ cần bạn chịu khó khảo sát và nghiên cứu thị trường cung cấp, hãy trở thành người mua hàng “mát tay”.